Privacy Reglement van Hengelsportvereniging Geduld Overwint gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer (AVG)
In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Hengelsport vereniging Geduld Overwint omgaat met de aan haar verstrekte persoons gegevens.
De AVG is de nieuwe privacywet die op 25 mei 2018 de huidige Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vervangt. De AVG is in vergelijking met de WBP een stuk strenger voor organisaties. Ook zijn de boetes hoger. De nieuwe wet is ook van toepassing voor Hengelsportvereniging Geduld Overwint. Het is moeilijk om in het kort uit te leggen wat de wet inhoudt ten opzichte van de vorige wet is er een aantal belangrijke veranderingen. We noemen er een paar:
- Het moet helder zijn waarom de gegevens worden vastgelegd;
- Een lid moet duidelijk toestemming geven voor het vastleggen van zijn/haar gegevens;
- Een vereniging moet vastleggen en kunnen aantonen wat er met de gegevens gebeurt;
- Een vereniging mag alleen die gegevens bewaren en vastleggen die nodig zijn voor de vereniging;
- De gegevens moeten beveiligd worden en blijven. Onbevoegden moeten niet bij de gegevens kunnen komen;
- De leden van de vereniging moeten geïnformeerd zijn over hoe de vereniging omgaat met hun persoonsgegevens;
- Als de vereniging de gegevens van de leden zou willen delen met een externe partij dan moet daar een overeenkomst voor worden afgesloten.
Informatiebeveiliging Het ledenbestand is beveiligd met een wachtwoord. De Hengelsport vereniging Geduld Overwint behoud alleen de hoognodige informatie van de leden als naam, voornaam, geboorte datum, adres, en e-mail adres. Telefoonnummers van leden die contact opgenomen hebben met de vereniging, Er wordt een archief opgeslagen voor het in de toekomst kunnen organiseren van een reünie indien dit ooit gewenst is.
Hengelsport vereniging Geduld Overwint houdt geen bijzondere persoonsgegevens bij, zoals nationaliteit etniciteit, religie, gezondheid, politieke gezindheid of seksuele geaardheid.
Toegang tot de persoonsgegevens heeft alleen de penningmeester en de secretaris en indien nodig kan de kascommissie de inschrijfformulieren opvragen om de inkomsten van de verkoop van de vergunningen te controleren, hier mag dan alleen notities van gemaakt worden van aantallen en niet van de persoonlijke gegevens.
Datalek mocht het gebeuren dat de persoonsgegevens toch op een verkeerde plaats terecht zijn gekomen dan is er sprake van een datalek. Een datalek moet direct worden geregistreerd en de registratie gaat verder dan voorheen. Over het datalek moeten de direct betrokkenen worden geïnformeerd,
Wat merkt u ervan als lid.
- Vanaf het seizoen 2019 worden de leden schriftelijk om toestemming gevraagd om de gegevens vast te leggen in de ledenadministratie nodig om een vereniging te kunnen besturen. Dit doormiddel van een handtekening op het inschrijfformulier bij de aankoop van de vergunning.
- Het Inschrijfformulier voor leden wordt aanpast zodat het voldoet aan het privacyreglement en de AVG wetgeving. Op het inschrijfformulier moet een ruimte komen waarop een lid een handtekening kan zetten dat hij/zij toestemming geeft voor het opnemen en verwerken van zijn persoonsgegevens in de ledenadministratie. Dit is ook de enige plaats waar de persoonsgegevens worden bewaard en beheerd. Het is niet mogelijk om lid te zijn zonder de gegevens te kunnen opslaan in de ledenadministratie. Zoals vastgesteld tijdens de Algemene ledenvergadering op 15 december 2018
Artikel 1 Begrippen 1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. 2. Leden zijn alle betalende en niet-betalende leden van de vereniging met een geldig vergunning voor het lopende kalenderjaar 3. Buitengewone leden zijn de leden die benoemd zijn een algemene ledenvergadering met een bijzonder statuut. 4. Onder persoonsgegevens wordt bij voorbeeld verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, postadres, e-mailadres, telefoonnummer, bestuursfunctie. 5. Onder vereniging wordt verstaan Hengelsportvereniging Geduld Overwint, zoals vastgelegd in de Statuten van de vereniging. 6. Inschrijfformulier is het inschrijfformulier voor lidmaatschap van Hengelsportvereniging Geduld Overwint. 7. Het Huishoudelijke Reglement is het reglement dat is vastgesteld ingevolge artikel 20 van de Statuten. 8. De bewaartermijn bij de secretaris geldt voor het opslaan van het papieren archief. 9. Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger
Artikel 2 Beheer van de persoonsgegevens 1. De in artikel 1 onder punt 4 genoemde gegevens worden door de vereniging centraal verwerkt en beheerd. 2. De vereniging heeft deze persoonsgegevens nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging en geldt voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden: a. Het uitnodigen voor de ledenvergadering (mailadres en/of postadres); b. Het uitnodigen voor de activiteiten zoals cursussen, evenementen (mailadres e/of postadres, telefoonnummer); c. Verlengen van de vergunning/ lidmaatschap.
Voorgelegd aan de algemene ledenvergadering op 15 december 2018 unaniem aangenomen en ondertekend door vertegenwoordiging van de vergadering. Dit exemplaar is opgeslagen in het archief onder 2018.